Mesin Faximile

 

1.  KOMPONEN – KOMPONEN MESIN FAX

Komponen-komponen mesin fax terdiri dari:

a.      Tombol mode

b.     Tombol mode

c.       Indicator Power

d.     Display LCD

e.      Tombol Pemilihan Fungsi

f.      Tombol Reservasi pengiriman

g.     Tombol Memori

h.     Tombol Halftone

i.       Tombol kontras dokumen

j.       Tombol Cap Konfirmasi

k.     Tombol Pengaturan resolusi

l.       Tombol Pemutar Nomor

m.   Tombol Stop

n.      Tombol Dial

o.     Tombol Copy

p.     Tombol Start

q.     Tombol Clear

r.       Tombol Pause / Redial

s.      Tombol Abbreviated

t.       Tombol Program

u.     Tombol Direct Call / One touch Dailling

v.     Feeder

2. Cara Pengoperasian

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

MENGELOLA DATA DAN INFORMASI DI TEMPAT KERJA

A.      Siklus  Pengolahan Data

Pengolahan data yaitu pengolahan untuk membuat data yang berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan sehingga dapat segera dipakai. Pengolahan data merupakan suatu proses penerimaan data sebagai masukan (input) kemudian diproses (processing) oleh suatu program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data dengan komputer dikenal suatu sistem yang disebut EDP (Electronic Data Proccesing) yaitu suatu sistem pengolahan data di mana komputer memegang peranan utama.

            Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar, yaitu:

1.      Membaca data atau input data

2.      Mengolah data atau proses

3.      Hasil atau output

SIKLUS PENGOLAHAN DATA

Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tsb dapat dikembangkan lagi menjadi lebih terorganisir.  Siklus pengolahan data yang dapat di kembangkan atau biasa dikenal dengan (expanded data processin cylcle) Sekarang banyak di pakai oleh perusahaan-perusahaan di dalam negri .

SIKLUS PENGOLAHAN DATA YANG DAPAT DIKEMBANGKAN

Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain:

1.    Recording (perekaman). Data yang ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data selanjutnya.

2.    Clasifying (Klasifikasi). Pemberian suatu identifikasi data yang diolah, klasifikasi yang sering dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.

3.    Sorting (Pengurutan). Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diatur/diurut menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.

4.    Calculating (Penghitungan). Pelaksanaan perhitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk dan data yang keluar.

5.    Sorting (Penyimpanan). Penyimpanan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu dilakukan. Periode penyimpanan data berlainan antar data yang satu dengan yang lain.

6.    Summarizing (Penyusunan). Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan yang membutuhkan informasi.

7.    Retrieving (Pencarian). Pencarian data ke dalam fiule distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara disesuaikan dengan penyimpanan.

8.    Reproducing (Pembagian). Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan. Penggandaan dapat dilakukan dengan foto copy.

9.    Distribute (Pembagian). Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa bagian sehingga diadakan pembagian laporan.

B.       Pengolahan Data/Informasi Pada Tingkatan Organisasi

Kegiatan manajemen atas (top management), menajemen tengah (middle management), dan manajemen rendah (low management) dapat dikelompokan ke dalam 2 jenis pengolahan data.

1.    Tingkat Manajemen

Pada tingkat manajemen, data yang dikelola adalah yang bersifat bahan jadi bagi pengambilan keputusan sang pemimpin organisasi. Data matang ini dapat diperoleh dari informasi yang sudah disaksikan oleh tingkat operasional, seperti laporan penjualan tahunan, laporan keuangan, laporan kerja divisi, dsb.

2.    Tingkat Operasional

Data tingkat operasional, data yang disajikan mulai dari data mentah (berupa kumpulan lembaran-lembaran, informasi dari media massa/elektronik, pengaduan klien, data persaing baru, data harga baru, data statistik penjualan bulanan, perkembangan saham, dsb.

Semua jenis data tersebut diolah kembali kepada tingkatan yang lebih sempurna dan menyeluruh (komperhensif) guna menjadi suatu produk standar yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan tingkat manajemen.

C.      Sifat Kegiatan Pengolahan Data

Pekembangan pada zaman globalisasi ini ternyata tidak lagi mampu menyajikan pengolahan data dengan sistem informasi secara manual, namun lebih lagi kepada sistem yang tercanggih saat ini.

Sistem itu adalah Elektronic Document Management System (EDMS). Aplikasi sistem ini menutut adanya pengolahan data hingga kepada penyimpanannya melalui proses komputerisasi.

1.      Scanning, yaitu aktivitas pemindaian data tulisan dan gambar yang dapat disimpan dalam komputer.

2.      Converting, uji kegiatan megubah dokumen word processor atau spread sheet menjadi data gambar yang lebih permanen yang disimpan dalam komputer. Proses ini menghasilkan dokumen yang lengkap namun tetap menjaga formal visual dan layout data aslinya.

3.      Inporting, yaitu kegiatan memindahkan fungsi icon seperti film, video, foto, grafik, audio clips, picture, dan lain-lain kedalam dokumen elektronik.

4.      Indexing, yaitu pengidentifikasian dokumen-dokumen melalui proses pelabelan, penyortiran dan penempatan ke folder masing-masing.

5.      Filling, yaitu penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan dua cara, baik manual maupun digital/elektronik. Khusus filling melalui elektronik, perlu dipersiapkan secara matang biaya dan sumber daya yang ada terutama karyawan yang melakukan penyimpanan arsip. Sistem filling sangat membutuhkan waktu, tenaga dan keakuratan hasil karena bersifat lebih rumit daripada manual yang lebih bersifat praktis dan simple.

6.      Controling, yaitu pengawasan yang dilakukan secara integral kepada seluruh arsop baik yang berbentuk elektronik maupun non elektronik.

D.      Media Penyimpanan Data

1.      Magnetic Media (Hard Drives), yaitu media yang dapat melindungi dolumen dari kehilangan atau kerusakan system RAID (Redundant Array of Independent Disk). Media ini cukup murah dan dapat menyimpan file lebih besar dengan waktu yang cepat.

2.      Magneto Optical Storage (MOS), yaitu media untuk memback up data pada komputer. Ukurannya 3.5 inci yang mampu menyimpan 100 MB hingga beberapa GB data. Dalam membaca dan menulis data media ini menggunakan kombinasi laser dan magnetik sebagai sistemnya.

3.      Compact Disk (CD), yaitu cakram kecil yang terbuat dari plastik untuk menyimpan data. Disk dilindungi dengan plastik transparan dan diputar oleh mesin berlaser inframerah guna membaca pola area yang berlubang dan tidak berlubang di permukaan disk.

4.      Digital Video Disk (DVD), yaitu bentuk pengembangan dari CD dengan daya simpan yang jauh lebih besar yaitu sekitar 7-14 kali kemampuan CD.

5.      Write Once Read Many (WORM), yaitu teknologi disk optik yang memungkinkan menulis data kedalam disk hanya satu kali. Setelah itu data menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin.

E.  Jaringan Komunikasi Pengolahan Data

1.      Berdasarkan Topologi

a)      Topologi Hierarki. Topologi ini disebut juga topologi pohon, dimana host komputer utamanya berfungsi sebgai akar dari jaringan yang ada.

b)      Topologi Bus. Pola jaringan bus mendistribusikan masing-masing anggota jaringan melalui satu jalur utama sebagai penghubung

c)      Topologi Bintang. Jenis topologi ini menggunakan host komputer sebgai pemancar dan pendistribusian kepada anggota jaringannya.

d)     Topologi Cincin. Pada topologi cincin beberapa jaringan komputer dibetuk seperti cincin guna mendistribusikan sinyal sehingga masing-masing driver akan mengontrol alamat yang sesuai bagi masuknya sinyal.

e)      Topologi Jala. Tipe jaringan ini merupakan pengembangan dari topologi hierarki. Namun, pada topologi jala terdapat hubungan antar anggotanya.

f)       Topologi Hybrid. Topologi ini menggabungkan beberapa konfigurasi yang telah ada dan terbentuk dalam sebuah jaringan sehingga terciptalah sebuah kesatuan konfigurasi yang utuh.

2.      Berdasarkan Kepemilikan

       Jaringan informasi jenis ini lebih menekankan kepada status kepemilikan perusahaan/organisasi secara internal. Jaringan ini terdiri dari tiga :

a)      Jaringan Privat. Jaringan ini dikhususkan untuk perusahaan yang menginginkan privasi dalam pengadaan sistim bagi organisasinya sehingga pihak umum dirasakan tidak perlu mengetahuinya.

Kelebihan jaringan privat diantaranya adalah:

·         Tertutupnya informasi unutk akses publik

·         Pertanggungjawaban atas arus informasi dapat terkontrol

·         Jaringan dapat dirancang sesuai kebutuhan internal

·         Jaringan dilengkapi dengan network switching sehingga meskipun akses tertutup untuk publik, namun masih dapat terjadi kontak jaringan publik sewaktu-waktu jika diinginkan.

Kekurangan : biayanya mahal.

b)      Jaringan Publik. Jaringan ini sering digunakan oleh perusahaan komunikasi yang menjual produknya ke publik. Pada jaringan publik terdapat dua jenis jaringan:

-        PSTN (Publik Switched Telephone Network)

Keuntungan:

-   Penyediaan layanan akses yang luas

-   Penyediaan layanan untuk kantor cabang dimanapun berada

-   Penyediaan ragam informasi yang bervariasi dan besar jumlahnya

-   Penyediaan fasilitas transmisi

Kekurangan:

-     Banyak terjadi persaingan produk

-     Segala macam bentuk informasi menjadi bersifat komersil

-     Tidak ada batas rahasia atas semua informasi

-        Internet

c)      Jaringan Volume Added Network (VANS). Jaringan ini mirip dengan jaringan publik yang menyediakan transmisi, namun jenis intelengence yang digunakan mampu menciptakan kode rahasia.

Kelebihan:

-        Cepat dalam mengubah transmisi

-        Cepat dalam menyimpan data

-        Cepat dalam penyaluran data pada waktu yang telah ditentukan

Kekurangan: Jika kode rahasia diketahui pihak lain, maka informasi dapat bocor.

3.      Berdasarkan Geografi

Jaringan geografi dapat meliputi tingkat wilayah:

a)      Regional

b)      Nasional

c)      Global/internasional

Jaringan komunikasi berdasarkan geografi yang sering digunakan adalah sbb:

a)      WAN (Wide Area Networks). WAN adalah jaringan yang dapat menghubungkan komputer dengan peralatan lain yang berjarak ribuan mil.

Kelebihan:

-        Dapat menghubungkan pusat dengan cabang sekalipun di tempat terpencil.

-        Dapat melakukan pemusatan data, pemasukkan data, pemusatan penyimpanan data pada software, dan dapat menukar data melalui electronic mail.

b)      LAN (Local Area Network). LAN digunakan dalam jaringan yang menghubungkan antar komputer didalam radius 50 meter (m).

Kelebihan:

-       Sebagai alat komunikasi pengganti komunikasi face to face/telepon

-       Meningkatkan efektifitas & efisiensi pembelian printer. Beberapa unit komputer dapat terhubung dengan satu atau beberapa printer saja

-       Penyimpanan data dapat digunakan dengan akses LAN

-       Efisiensi terhadap biaya software karena dapat menyediakan lisensi kepada pengguna jaringan oleh perusahaan yang memproduksi software

-       Dapat menukar data melalui electronic mail

c)      MAN (Metropolitan Area Networks). MAN digunakan sebagai jaringan yang menghubungkan antara komputer dalam satu area kota (metropolitan) yang luas. Berikut ini adalah karakteristik yang menjadi kelebihan dari MAN:

-        Menggunakan jalur serat optik dengan kecepatan tinggi

-        Dapat bertukar data melalui electronic mail (e-mail)

-        Melayani area yang lebih luas daripada LAN

-        Dapat menghubungkan fasilitas umum seperti pendidikan, puskesmas, posyandu & rumah sakit yang berada dalam satu area metropolitan yang luas

F.       Jenis-Jenis Sistem Pengolahan Data / Informasi

       Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda sesuai kebutuhan dari masing-masing organisasi. agar lebih jelas dalam pengolahan informasi pada tiap unit organisasi, maka berikut jenis-jenis sistem pengelolaan informasi:

1.      Office Automation System (OAS)

Pada OAS, karyawan tidak ditugaskan untuk menciptakan sebuah data, namun hanya mengolah melalui proses transformasi data. Hasilnya kemudian dinanalisis menjadi bentuk laporan yang dibutuhkan secara relevan dan akurat untuk disebarkan kepada sebagian atau seluruh devisi baik internal maupun ekesternal organisasi.

2.      Knowledge Work System (KWS)

Sedangkan KWS digunakan oleh para ahli dibidang penelitian, dibidang kedokteran, teknik, dll. Guna menciptakan data baru, bagi profesinya masing-masing sebagai wujud bagi pengembangan peradaban bangsa yang maju dari zaman ke zaman dan kemudian disebarkan keseluruh penjuru dunia.

3.      Transaction Processing System (TPS)

Merupakan sistem informasi yang dikembangkan guna memproses data dalam jumlah kapasitas yang besar dan bersifat rutin seperti pada transaksi, misal: data penjualan, bursa saham, payroll, dll.

4.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM merupaka sistem pertama yang dibentuk untuk jaringan informasi pada sebuah organisasi yang menjadi basis data. Pada SIM, pengolahan data masih bersifat menggunakan software yang lama dibanding dengan PSS.

5.      Decision Support System (DSS)

Merupakan pengembangan dari SIM yang lebih mutkhair dan berfokus pada proses pengambilan keputusan oleh pimpinan disetiap level secara aktual. Sistem ini bersumber dari basis data.

G.      Aplikasi Pengolahan Data Di Tempat Kerja

Setiap unit kerja pasti melakukan pengolahan data, data yang diolah berasal dari sumber unit yang lebih kecil dibawahnya, seperti data untuk direktur berasal dari informasi para manajernya begitupun data yang diperoleh, seorang manajer berasal dari staff dibawah koordinasinnya. Banyak sekali keterangan yang dapat dibuat menjadi sebuah informasi / data perusahaan. Berikut adalah contoh hasil pengolahan data ditempat kerja, data keuangan, personalia, keuangan, adm. umum, pemasaran dan data produksi.